Lembaga filantropi yang mengandalkan interaksi melalui WhatsApp sering kali menghadapi tantangan dalam pengelolaan data donatur yang tersebar di antara banyak Customer Service (CS).
Setiap CS biasanya memegang daftar donaturnya sendiri, melayani mereka secara personal, dan bertanggung jawab atas komunikasi dan hasil konversi. Namun, menggabungkan model ini ke dalam sistem satu nomor WhatsApp resmi (centang biru) yang profesional bukanlah hal mudah.
Di sinilah Innovasia hadir sebagai solusi.
Masalah Umum Lembaga Filantropi:
Satu lembaga → banyak CS → banyak database donatur → komunikasi terpecah
Tidak ada alat ukur kinerja CS secara otomatis
Sulit memusatkan komunikasi di satu nomor resmi tanpa mengorbankan kendali data individu CS
Solusi Innovasia: Data Terpisah, Komunikasi Terpusat, KPI Otomatis
✅ 1. Satu Nomor WhatsApp Bisnis Resmi (Centang Biru), Banyak CS
Innovasia memungkinkan satu nomor WhatsApp terverifikasi digunakan secara bersamaan oleh seluruh tim CS. Masing-masing CS tetap memiliki akun individual di platform Innovasia.
✅ 2. Pengelolaan Data Donatur Per CS
Saat data donatur diimpor ke sistem, terdapat field khusus yang mengaitkan data tersebut dengan akun CS tertentu. Ini menciptakan skema “ownership” data — setiap CS hanya dapat mengakses dan melayani data donatur miliknya sendiri.
✅ 3. Otomatisasi Routing Percakapan
Jika seorang donatur menghubungi lembaga melalui WhatsApp:
Sistem secara otomatis mendeteksi nomor tersebut
Lalu mengalihkan percakapan ke CS yang menjadi PIC data tersebut
Jika tanggung jawab dipindahkan, maka alur komunikasi juga ikut dipindahkan
✅ 4. KPI Individual Otomatis Terbentuk
Semua interaksi terekam otomatis menjadi metrik kinerja per CS:
| Metrik KPI untuk Setiap CS | Penjelasan |
|---|---|
| Jumlah Data yang Dipegang | Total jumlah donatur yang dikelola oleh CS tersebut |
| Jumlah Interaksi Aktif | Berapa banyak donatur yang melakukan komunikasi dalam periode tertentu |
| Jumlah Donatur Terkonversi | Berapa dari mereka yang melakukan donasi |
| Total Nominal Donasi | Akumulasi nilai donasi yang masuk dari data milik CS tersebut |
KPI ini dapat diakses secara real-time oleh manajemen dan setiap CS.
Manfaat Langsung bagi Lembaga:
📊 Monitoring Performa CS secara Objektif
🔐 Kerahasiaan dan Kepemilikan Data Terjaga
💬 Komunikasi Lebih Personal, Namun Profesional
📈 Produktivitas Tiap CS Bisa Diukur & Ditingkatkan
⚠️ Catatan:
Fitur ini hanya tersedia dalam versi Dedicated Innovasia dan belum tersedia di versi SaaS.
Penutup:
Dengan fitur ini, lembaga yang memiliki skema pelayanan berbasis pengelolaan data per-CS dan KPI individu kini dapat bekerja lebih efisien dan produktif — tanpa perlu banyak nomor WhatsApp, dan tanpa kehilangan kendali atas data dan performa tim.
Semua cukup dari satu nomor lembaga yang resmi, namun dengan kendali dan pelaporan yang terpisah dan akurat.